Tra le innumerevoli problematiche che l’emergenza Coronavirus sta creando (anche) alla gestione condominiale, spicca quella delle assemblee, con il dibattito che verte sulla legittimità o meno dello svolgimento delle riunioni in modalità on line, a fronte del rischio di impugnazione delle delibere che fossero approvate.

Sul tema si è recentemente espresso anche il Consiglio Nazionale Geometri e Geometri Laureati, alla cui categoria professionale afferiscono molti amministratori di condominio.

Di seguito, ecco le sue valutazioni.

Assemblee condominiali da remoto: le valutazioni dei geometri

Non esiste ad oggi norma o giurisprudenza che renda possibile le assemblee con collegamenti in video conferenza.

Ai fini di una corretta deliberazione, l’introduzione di tale disposizione, seppure in una situazione di urgenza, non può prescindere dalla regolarità della convocazione o dello svolgimento dell’assemblea. Qualora il geometra decida – a sua discrezione – di ricorrervi, occorre che siano valutati con attenzione i seguenti punti, in ottica di cautelarsi per evitare possibili impugnazioni.

1. Prima di procedere all’invio degli avvisi, l’amministratore dovrebbe essere a conoscenza della possibilità per tutti di usufruire di tale tecnologia; questo presuppone che prima o in concomitanza della convocazione sia inviata una richiesta a tutti i condòmini i quali, nella loro totalità, abbiano risposto positivamente. Se così non fosse, occorrerebbe garantire la possibilità di effettuare l’assemblea parte in presenza e parte in remoto; la parte in presenza dovrebbe ovviamente le restrizioni di cui ai Decrete finalizzati al contenimento del contagio da Coronavirus, mentre per ciò che concerne la parte in remoto, il consiglio è di accertarsi (anche telefonicamente) che tutti abbiano gli strumenti per potersi collegare (anche se poi, a collegarsi, potranno essere i soli interessati e non tutti).
2. Occorre, inoltre, accertarsi che tutti coloro che sono collegati abbiano “banda” sufficiente per gestire la simultaneità di collegamenti con decine di persone, e tutte in grado di vedere e/o sentire gli altri, per consentire la collegialità dell’assemblea e verificare che tutti abbiano potuto votare i vari punti all’ordine del giorno.
3. Nella convocazione deve essere evidenziata in modo chiaro la possibilità di partecipare da remoto, e riportate tutte le istruzioni necessarie alla connessione.

La mancanza delle garanzie sopra indicate esporrebbe la deliberazione ad impugnazioni.

Assemblee condominiali online: che fare?

Fino allo scorso 22 marzo, nessuna norma vietava espressamente che si svolgessero assemblee di condominio con le prescrizioni sopra riportate, sebbene il geometra dovesse tenere in considerazione quanto sopra descritto, sia nella formulazione dell’ordine del giorno – che doveva essere limitato ai casi “strettamente necessari o differibili” -, sia nella scelta del luogo e della modalità di svolgimento; a partire da quella data l’indicazione è che le stesse non sono più consentite, salvo che da remoto e con le specifiche precedentemente illustrate.

Il Consiglio Nazionale, in considerazione dello stato di emergenza cui è sottoposto il Paese e della conseguente necessità di limitare in ogni caso gli spostamenti solo per i casi strettamente necessari, invita tutti gli iscritti a fare un’ approfondita valutazione di quanto sopra descritto, analizzando nel particolare le vere necessita di convocazione, come ad esempio urgenze determinate da scadenze (processuali, contrattuali, eccetera), che dovranno essere tenute in considerazione per la compilazione dell’ordine del giorno per riunioni posticipate al termine dell’emergenza, e comunque da tenere in considerazione nei mesi a venire .

Fatte salve le convocazioni di assemblea da remoto, per tutti gli altri casi si consiglia di:

a. rinviare le assemblee al termine dell’emergenza sanitaria;

b. se vengono convocate le assemblee nei propri uffici al termine dell’emergenza sanitaria – e atteso l’elevato numero di persone che presenzieranno nei locali nei quali dovranno poi soggiornare professionisti e dipendenti per esigenze lavorative – si raccomanda di procedere a pulizia e disinfestazione di locali, sedie, maniglie, sanitari, eccetera;

c. anche al termine dell’emergenza per alcuni mesi si raccomanda di invitare i propri clienti a non recarsi nei propri uffici, e a ricorrere a mail o a telefonate per le comunicazioni;

d. di evitare tutti gli appuntamenti in studio se non preceduti da una mail nella quale vengono indicati i motivi, che devono essere strettamente necessari e non trattabili con altro mezzo di comunicazione;

e. di continuare con la pulizia delle parti comuni, segnatamente dei corrimani e delle maniglie, con prodotti a base alcolica idonea a disinfettare le superfici;

f. di rinviare al termine dell’emergenza sanitaria le opere straordinarie e le attività ordinarie non necessarie per evitare pregiudizi alle parti comuni e che sollecitino gli spostamenti di molte persone, con potenziali assembramenti all’interno dell’edificio.

Fac simile del modello convocazione assemblee per approvazione bilancio consuntivo e preventivo in videoconferenza

Egr. Sigg. Condòmini,

con la presente vi inoltriamo il bilancio consuntivo (…) e preventivo (…), ma in relazione alle misure per il contrasto ed il contenimento della diffusione del COVID-19 sul territorio nazionale, non possiamo prevedere la programmazione dell’assemblea condominiale annuale, salvo non ci sia da parte vostra la disponibilità ad effettuarla in videoconferenza il giorno (…) alle ore (…) (raggiunto il quorum costitutivo verrà inviato link di connessione a tutti gli indirizzi mail in nostro possesso).

Se tale disponibilità non ci sarà, per una corretta gestione dei servizi condominiali verranno emesse le rate sulla gestione (…) come da prospetto allegato.

Se non venisse effettuata in videoconferenza, l’assemblea condominiale verrà convocata non appena ci saranno maggiori aggiornamenti e rassicurazioni sulla problematica sanitaria che ci riguarda tutti da vicino, probabilmente in orari e giorni differenti dai consueti.

Si richiede di compilare il coupon sottostante, che dovrà essere riconsegnato entro 3 giorni dall’assemblea a mezzo mail.

A disposizione per qualsiasi chiarimento, porgiamo cordiali saluti

L’amministratore …

Io sottoscritto …

 Confermo la possibilità di avere la strumentazione adeguata per connettermi in video conferenza all’assemblea condominiale.

 Sono favorevole ad effettuare la videoconferenza come da convocazione.

 Non parteciperò alla riunione in video conferenza anche se ho la strumentazione adeguata e non ho nulla da eccepire se si svolgerà tale riunione.

 Propongo di rimandare l’assemblea a data da destinarsi ma sono consapevole che per una corretta gestione dei servizi condominiali verranno emesse le rate.

Data … Firma …

Le linee guida dei geometri per le assemblee da remoto

• Connettività: Adsl (20/100 Mps), Fibra ottica.
• App Messaggistica: Stack, Google Chat Hangouts, Signal.
• Cloud Storage Per Documenti: Google Drive, Dropbox, Microsoft Onedrive.
• Piattaforme Videoconferenza: Google Hangouts, Zoom, Gotomeeting, Jitsi.
• Remote Project Management: Trello, Monday, Asana.
• Remote Access: Team Viewer, Chrome remote Desktop.
• Accesso Video: da pc, portatile, notebook, smartphone, cliccando su un link ricevuto da email inviata dall’amministratore. Eventuale installazione sullo smartphone di app dedicata.
• Audio: normale telefono, dopo aver ricevuto il numero da comporre, digitando il pin per accedere alla conversazione dedicata.
• Preparazione O.D.G.: tradizionale, con documenti di supporto per la tecnologia necessaria; indicazioni per l’accesso chiare e distribuite.
• Convocazione: Inserire tutte le indicazioni, tradizionali e “nuove”, per la partecipazione e l’accesso da remoto.
• Assemblea: verifica dei collegamenti, verifica e verbalizzazione del Segretario e Presidente, verifica dei collegamenti (accessi) e delle identità; verifica delle deleghe ricevute via pec o per raccomandata, fax, carta tradizionale.
• Verbalizzazione tradizionale, con condivisione on line del processo verbale, che segue l’ordine del giorno e le richieste di intervento, chiarimento, discussione.
• Verbalizzazione delle proposte relative a ciascuno degli argomenti all’o.d.g. e votazione per chiamata nominale dei presenti; verbalizzazione dei risultati.
• Sottoscrizione del presidente con firma digitale e invio immediato ai partecipanti.
• Invio con modalità tradizionali, se non dotati di pec, agli assenti.
• Post Assemblea: messa a disposizione della registrazione dell’assemblea.

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