Con l’entrata in vigore del Regolamento Europeo – G.D.P.R., un tema di assoluto rilievo riguarda i diritti degli interessati disciplinati dagli articoli 12 e seguenti.

In particolare, nel presente articolo, vogliamo approfondire il diritto di ottenere informazioni sulle modalità di trattamento dei dati.

Una delle condizioni essenziali per rendere un trattamento lecito è che questo sia trasparente ovvero, come esplicitato dall’articolo 12, G.D.P.R., all’interessato devono essere fornite tutte le informazioni necessarie a comprendere il perché ed il come il Titolare del trattamento si appresta a trattare i dati personali.

L’informativa deve essere redatta per iscritto, ma può essere data anche con altri mezzi o, su richiesta dell’Interessato, anche verbalmente, a patto che si possa dare prova dell’identità dell’interessato.

Articolo 12

Informazioni, comunicazioni e modalità trasparenti per l’esercizio dei diritti dell’interessato

Il titolare del trattamento adotta misure appropriate per fornire all’interessato tutte le informazioni di cui agli articoli 13 e 14 e le comunicazioni di cui agli articoli da 15 a 22 e all’articolo 34 relative al trattamento in forma concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile, con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori. Le informazioni sono fornite per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici. Se richiesto dall’interessato, le informazioni possono essere fornite oralmente, purché sia comprovata con altri mezzi l’identità dell’interessato.

Il titolare del trattamento agevola l’esercizio dei diritti dell’interessato ai sensi degli articoli da 15 a 22. Nei casi di cui all’articolo 11, paragrafo 2, il titolare del trattamento non può rifiutare di soddisfare la richiesta dell’interessato al fine di esercitare i suoi diritti ai sensi degli articoli da 15 a 22, salvo che il titolare del trattamento dimostri che non è in grado di identificare l’interessato.

Il titolare del trattamento fornisce all’interessato le informazioni relative all’azione intrapresa riguardo a una richiesta ai sensi degli articoli da 15 a 22 senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta stessa. Tale termine può essere prorogato di due mesi, se necessario, tenuto conto della complessità e del numero delle richieste. Il titolare del trattamento informa l’interessato di tale proroga, e dei motivi del ritardo, entro un mese dal ricevimento della richiesta. Se l’interessato presenta la richiesta mediante mezzi elettronici, le informazioni sono fornite, ove possibile, con mezzi elettronici, salvo diversa indicazione dell’interessato.

Se non ottempera alla richiesta dell’interessato, il titolare del trattamento informa l’interessato senza ritardo, e al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta, dei motivi dell’inottemperanza e della possibilità di proporre reclamo a un’autorità di controllo e di proporre ricorso giurisdizionale.

Le informazioni fornite ai sensi degli articoli 13 e 14 ed eventuali comunicazioni e azioni intraprese ai sensi degli articoli da 15 a 22 e dell’articolo 34 sono gratuite. Se le richieste dell’interessato sono manifestamente infondate o eccessive, in particolare per il loro carattere ripetitivo, il titolare del trattamento può:

• addebitare un contributo spese ragionevole tenendo conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni o la comunicazione o intraprendere l’azione richiesta; oppure

• rifiutare di soddisfare la richiesta.

Incombe al titolare del trattamento l’onere di dimostrare il carattere manifestamente infondato o eccessivo della richiesta.

Fatto salvo l’articolo 11, qualora il titolare del trattamento nutra ragionevoli dubbi circa l’identità della persona fisica che presenta la richiesta di cui agli articoli da 15 a 21, può richiedere ulteriori informazioni necessarie per confermare l’identità dell’interessato.

Le informazioni da fornire agli interessati a norma degli articoli 13 e 14 possono essere fornite in combinazione con icone standardizzate per dare, in modo facilmente visibile, intelligibile e chiaramente leggibile, un quadro d’insieme del trattamento previsto. Se presentate elettronicamente, le icone sono leggibili da dispositivo automatico.

Alla Commissione è conferito il potere di adottare atti delegati conformemente all’articolo 92 al fine di stabilire le informazioni da presentare sotto forma di icona e le procedure per fornire icone standardizzate.

L’articolo 12, quindi, sancisce che il titolare del trattamento metta a disposizione dell’interessato tutte le informazioni previste negli articoli successivi e che lo faccia in forma concisa, trasparente, facilmente accessibile e intelligibile.

L’articolo 12 prevede inoltre che il titolare del trattamento non possa rifiutare di dare seguito all’esercizio dei propri diritti da parte degli interessati e fissa il tempo massimo per il riscontro delle richieste ad un mese, salvo un’ulteriore proroga di due mesi in caso di particolare complessità o di elevato numero di richieste.
Il titolare del trattamento dovrà comunque informare l’interessato di tale proroga.

I successivi articoli 13 e 14 elencano in modo tassativo il contenuto dell’informativa.
L’articolo 13, in particolare, si riferisce ai dati personali raccolti presso l’interessato, mentre l’articolo 14 ai dati non raccolti presso l’interessato.

L’articolo 13 prevede necessariamente le seguenti informazioni:
• identità e dati di contatto del titolare;
• dati di contatto del DPO, se nominato;
• finalità del trattamento e Base Giuridica;
• se la Base Giuridica è il legittimo interesse, quale sia questo interesse destinatari o categorie di destinatari cui il titolare comunicherà i dati personali;
• se realizzata, presenza del trasferimento extra UE dei dati, secondo Decisione di Adeguatezza o secondo le altre misure previste dagli articoli 46 G.D.P.R. e segg., i mezzi per ottenere copia di tali dati o il luogo ove sono disponibili;
• tempi di conservazione o criteri per determinarli;
• diritti dell’interessato, compresa la possibilità di revocare il consenso laddove il trattamento sia basato sullo stesso;
• diritto di proporre reclamo all’Autorità di Controllo competente;
• obbligo legale o contrattuale di comunicare i dati oppure necessità di acquisirli per la conclusione di un contratto e conseguenze della mancata comunicazione;
• se eseguiti, presenza di un processo decisionale automatizzato o di profilazione e informazioni significative sulla logica utilizzata e l’importanza e le conseguenze previste da tale trattamento per l’interessato.

Se il titolare ottiene i dati non dall’interessato, ma da altro soggetto o da altre risorse, dovrà anche comunicare all’interessato dove ha reperito i dati o il soggetto che li ha comunicati, menzionando anche che i dati sono stati tratti da fonte accessibile al pubblico.

L’informativa deve essere consegnata agli interessati prima dell’inizio del trattamento e deve essere redatta con l’utilizzo di un linguaggio semplice e chiaro.

Si evidenzia che è inutile redigere un’informativa che riporti pedissequamente quanto indicato dall’articolo 13, perché ciascun titolare esegue un trattamento specifico verso specifiche categorie di interessati, per cui copiare il testo del GDPR o di un altro titolare equivale a non essersi adeguati al G.D.P.R.

Nel caso dell’amministratore di condominio, tali disposizioni si traducono con la necessità di fornire ai propri interessati e agli interessati del condominio le informative idonee prima di iniziare il trattamento dei dati e, nel caso esercizio di uno dei propri diritti da parte di uno di questi interessati, l’amministratore dovrà darvi riscontro nei tempi sopra descritti.

In particolare, nel caso dell’amministratore di condominio, dovranno essere predisposte ad esempio:
• Informativa per i dipendenti dello studio e del condominio,
• Informativa per i condomini, in qualità di interessati,
• Informativa per i clienti e i fornitori,
• Informativa per i richiedenti impiego,
• Informative per il sito internet.

A cura di: Dott. Marco MASSAVELLI – Consulente e formatore privacy

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