Le assemblee condominiali sono un appuntamento fisso, in quanto devono essere svolte almeno una volta all’anno, e sono necessarie a discutere questioni cruciali relative alla gestione dell’edificio e delle persone che vi abitano.

Tuttavia, vi è stata un’evoluzione negli ultimi anni dovuta alle nuove tecnologie in grado di aiutare e facilitare questa pratica, soprattutto per via della recente pandemia che ha imposto alcune regole sugli assembramenti e il distanziamento sociale.

Soprattutto nel periodo di restrizione, grazie all’ausilio degli strumenti digitali, lo svolgimento dell’assemblea si è spostato online. La convocazione assemblea condominiale, invece, ha mantenuto le tradizionali modalità, indicate dal Codice Civile: lettera raccomandata, posta elettronica certificata (PEC), fax o consegna a mano.

Lo svolgimento dell’assemblea online, che durante la pandemia è stata una scelta praticamente obbligata, che oggi invece è diventata opzionale ma ancora eseguita da moltissime persone, in quanto si è rivelata essere piena di benefici, come la maggiore organizzazione e una più alta partecipazione da parte dei condomini.

Ma, all’effettivo, le assemblee online come funzionano? Quali sono le disposizioni in merito?

Assemblea di condominio online: cosa dice la legge

La crescente necessità di adattarsi all’era digitale e alle restrizioni imposte dalla pandemia ha quindi portato all’evoluzione delle assemblee di condominio tradizionali, dando vita alle assemblee in videoconferenza, o assemblee telematiche.

Questa innovazione è stata formalizzata nel 2020 attraverso due leggi chiave, la L. 126 del 13 ottobre 2020 e la L. 159 del 27 novembre 2020, che hanno emendato l’articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice Civile, il quale regola in modo specifico lo svolgimento di queste assemblee online.

Le disposizioni per tale nuova tipologia non si differenziano molto da quelle tradizionali. Come prima cosa, secondo il comma 3 dell’articolo 66, l’avviso di convocazione deve essere inviato almeno cinque giorni prima della data fissata per l’assemblea.

All’interno dell’avviso deve essere specifica, oltre che il giorno e l’ora, anche l’eventuale piattaforma su cui si svolgerà la videoconferenza. Ciò che è importante specificare è che la modalità non è obbligatoria, ma potrà essere svolta online solo previa approvazione della maggioranza dei condomini.

Il verbale dell’assemblea, successivamente redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, deve essere trasmesso a tutti i condomini con le stesse modalità previste per la convocazione.

La questione della validità delle assemblee telematiche è ancora oggetto di interpretazioni diverse, ma è fondamentale notare che eventuali imperfezioni nella convocazione o nello svolgimento possono renderle annullabili.

Quando è possibile convocare un’assemblea online

La convocazione di un’assemblea di condominio online è possibile quindi, secondo la legge, solo se la maggioranza dei condomini dà il suo consenso a questa modalità di trasmissione, consenso che deve essere comunicato all’amministratore in forma scritta.

Quando si parla di “maggioranza dei condomini” poi si fa riferimento alla maggioranza delle teste, il che significa che se ci sono, ad esempio, 10 condomini, almeno 6 di loro devono acconsentire alla convocazione in modalità telematica.

In alternativa, è possibile convocare un’assemblea telematica se il regolamento condominiale lo prevede.

In tal caso, la modifica del regolamento può essere approvata con la maggioranza richiesta dall’articolo 1138 del Codice Civile, ossia almeno 500 millesimi e la maggioranza degli intervenuti e può essere introdotta fin dalla prima assemblea utile, anche se svolta online, a condizione che sia correttamente inserita nell’ordine del giorno.

È essenziale, infine, che queste due opzioni vengano gestite in modo rigoroso e conforme alla normativa vigente, poiché la validità delle assemblee di condominio online dipende dalla corretta ottemperanza alle leggi e alle regole stabilite.

La scelta tra queste due opzioni, poi, dipende solo dalle specifiche circostanze e preferenze dei condomini, con l’obiettivo di garantire una gestione efficiente e trasparente delle questioni condominiali.

Il dubbio sul luogo dell’assemblea “raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti”

Uno degli interrogativi più significativi per quanto riguarda questa nuova modalità di assemblea condominiale è legata al luogo, in quanto per legge questo deve essere “raggiungibile agevolmente da tutti i partecipanti”.

Non che internet non sia “agevolmente raggiungibile”, ma non è nemmeno scontato che tutti dispongano di strumentazione in grado di permettere la partecipazione, e soprattutto, vista la rigidità con cui è essenziale seguire determinate normative, in che modo di applica questa specifica voce qualora l’assemblea sia telematica? Come viene garantita la sua ottemperanza?

A dare una risposta è sempre la recente modifica dell’articolo 66 delle disposizioni attuative del Codice Civile, che legittima la possibilità di svolgere l’assemblea in un luogo “virtuale,” rappresentato dalla piattaforma utilizzata per la connessione.

Tuttavia, questo luogo virtuale deve soddisfare alcuni requisiti fondamentali, tra cui la capacità di garantire una partecipazione agevole e accessibile, il monitoraggio dell’effettivo collegamento di tutti i partecipanti e la possibilità per coloro che non dispongono di una connessione internet di partecipare tramite una chiamata telefonica a un numero urbano.

Vi sono comunque attualmente delle opinioni divergenti in merito a questo aspetto, in quanto alcuni sostengono debba essere sempre possibile partecipare in modo “fisico” all’assemblea.

Ma l’articolo sopracitato parla chiaramente di “modalità in videoconferenza” e apre quindi la possibilità, sempre salvo l’accettazione della maggioranza, di una realizzazione totalmente digitale, anche se il dibattito in merito resta ancora aperto.

Convocazione e figure di riferimento: come funziona online

Per finire, l’interesse si sposta sulla modalità di convocazione e le figure di riferimento: come funziona tutto questo in maniera telematica? Restano invariate o vi sono modifiche importanti?

Partiamo col parlare dell’avviso di convocazione, che continuerà a includere data e ora, ma avrà al suo interno anche una differenza sostanziale per quanto riguarda appunto il luogo di incontro.

Ora, anziché un luogo fisico, si forniranno dettagli su come partecipare alla riunione online attraverso un link e un codice di accesso, con la specifica di quale sarà la piattaforma utilizzata e le modalità di collegamento.

Per quanto riguarda invece le figure di riferimento, è interessante notare che, secondo la Corte di Cassazione, il presidente e il segretario non sono obbligatori per la validità dell’assemblea condominiale, come sottolineato nella sentenza n. 27163/2017.

Tuttavia, queste figure diventano rilevanti quando si tratta di un’assemblea in videoconferenza. Il presidente, che può essere anche l’amministratore, avrà in particolare il compito di sottoscrivere il verbale, utilizzando firma digitale o firma “analogica” dopo la stampa del documento.

L’invio del verbale firmato dal presidente, per concludere, dovrà avvenire con la stessa modalità di convocazione, secondo i medesimi canali, e dovrà arrivare a tutti i condomini, anche a quelli assenti.

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