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In ambito condominiale un argomento particolarmente delicato è l’utilizzo di immagini attraverso un impianto di videosorveglianza. L’installazione di tale impianto nasce esclusivamente per esigenze di sicurezza delle proprietà condominiali nonché dei condòmini stessi.
Laddove le telecamere riprendano solo gli spazi comuni dello stabile condominiale è indispensabile l’esposizione di cartellonistica idonea che funga da vera e propria informativa breve per chiunque sia oggetto del trattamento. La posizione della cartellonistica è stata spesso oggetto di discussione e il Garante si è più volte espresso in materia precisando che la procedura corretta è quella di posizionare il cartello prima del raggio d’azione delle telecamere per dar modo al terzo che accede di essere a conoscenza della videoripresa, e di conoscere preventivamente il titolare del trattamento dei dati, il condominio, e i motivi.
La gestione del DVR
Per quanto attiene la gestione del DVR, questo dovrà essere custodito in luogo non accessibile a estranei e dovranno essere previste protezioni fisiche e logiche (armadio sotto chiave e password). Le immagini potranno essere visionate solo da soggetti incaricati/autorizzati, identificati e nominati e, solo per scopi ben definiti. Gli incaricati/autorizzati potranno accedere alle registrazioni solo in caso di illecito grave (danneggiamenti alle parti comuni, furti nelle abitazioni, violenze personali), dopo che è stata presentata denuncia del fatto alle autorità competenti, su richiesta esplicita e sotto il controllo del titolare del trattamento dati o del responsabile se previsto.
Accanto all’informativa breve, l’amministratore dovrà inoltre predisporre una informativa completa presso il suo studio, accessibile e resa disponibile a tutti i residenti del condominio ma anche a chi è stato ripreso dalle telecamere seppur accidentalmente.
Il tempo di conservazione delle immagini
Altro aspetto di fondamentale importanza è il tempo di conservazioni delle immagini. La norma prevede che le immagini possono essere conservate da 24 ore fino ad un massimo fino a 7 giorni, e in questo caso tale tempistica deve risultare da un documento interno. Ossia l’amministratore dovrà preoccuparsi di far deliberare anche questo aspetto, verbalizzando il tempo massimo di registrazione delle immagini dopo il quale dovranno essere cancellate o sovra scritte.
Un’altra fattispecie in ambito di videosorveglianza è quella relativa alla presenza di personale dipendente del condominio, ad esempio il portiere. In questo caso, oltre ad effettuare le operazioni sopra descritte, è necessario seguire quanto stabilito dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori (L. 300/1970) in merito al controllo a distanza dei dipendenti. In questi casi è dunque indispensabile stipulare un accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, presentare richiesta di autorizzazione all’installazione dell’impianto presso l’INL (Ispettorato Nazionale del Lavoro) competente per territorio, ex DTL (Direzione Territoriale del Lavoro). Pertanto, prima dell’installazione delle telecamere occorre predisporre l’istanza da presentare presso gli uffici sopra menzionati riservandosi, nei successivi 60 giorni, di effettuare una verifica dei luoghi, di chiedere maggiori informazioni, di rilasciare l’autorizzazione. Il silenzio, nella fattispecie, non vale assenso.
