[A cura di: Confedilizia]
Gli atti che il notaio riceve vengono conservati nel suo studio fino a quando questi svolge la propria attività nel distretto notarile al quale è assegnato. Il distretto notarile è l’ambito territoriale entro il quale il notaio può esercitare le proprie funzioni: attualmente, i distretti sono 94 ed ognuno di essi comprende un determinato numero di sedi alle quali vengono assegnati i notai. Se il notaio è ancora in esercizio nello stesso distretto, pertanto, l’atto si trova ancora conservato presso il suo studio, e sarà quindi al medesimo notaio rogante che occorrerà indirizzare la richiesta di lettura dell’atto o di rilascio di una copia dello stesso.
Si precisa che la richiesta in questione può essere effettuata da chiunque (quindi anche da terzi estranei all’atto) purché si diano indicazioni specifiche per la ricerca (es.: il nominativo di almeno una della parti) e trova il suo fondamento nell’art. 743 c.p.c. e nell’art. 67 della legge notarile (l. n. 89 del 1913). La prima di queste due norme prevede che “qualunque depositario pubblico, autorizzato a spedire copia degli atti che detiene, deve rilasciarne copia autentica, ancorché l’istante o i suoi autori non siano stati parte nell’atto, sotto pena dei danni e delle spese”. La seconda stabilisce, invece, che “il notaro, finché risiede nel distretto dello stesso Consiglio notarile, e continua nell’esercizio del notariato, ha egli solo il diritto di permettere l’ispezione e la lettura, di rilasciare le copie, gli estratti e i certificati degli atti da lui ricevuti, o presso di lui depositati” (il chiarimento è stato fornito dal Notariato che, in relazione a quest’ultima norma, ha anche precisato che l’espressione “diritto di permettere l’ispezione e la lettura” non è da intendersi come una semplice facoltà in tal senso da parte del notaio, ma come un vero e proprio obbligo. Lo stesso ha però anche tenuto a precisare che ove la richiesta che ci occupa non sia accompagnata da indicazioni specifiche – ad esempio, come detto, il nominativo di almeno una delle parti – ma sia generica, cioè, sia indirizzata, in ipotesi, a leggere tutti i rogiti stipulati nell’ultimo anno o a ricevere copia degli stessi con riguardo a tale periodo, allora detta richiesta il notaio non ha l’obbligo di accoglierla).
Quanto ai costi per il rilascio di una copia (autentica), questi variano a seconda del valore dichiarato in atto e della lunghezza dello stesso. In media, per un atto di lunghezza standard e del valore di 250mila euro, si paga attorno ai 30/40 euro. Per la semplice visione di un atto di compravendita la somma dovuta – secondo il tariffario di cui al d.m. 27.11.2001 – è, invece, di 7 euro (4 euro per la ricerca e 3 euro per la lettura).
Venendo al caso, invece, del notaio che cessi definitivamente dall’esercizio, ovvero si trasferisca in una sede di altro distretto notarile, si osserva che gli atti, i repertori ed i registri conservati nello studio del notaio in questione debbono essere depositati nell’archivio notarile del distretto ove lo stesso esercitava. In tale ipotesi, quindi, gli interessati a visionare un atto di compravendita o a richiedere copia dello stesso devono rivolgersi a detto archivio. Si precisa che l’amministrazione degli archivi notarili costituisce un’unità organica incardinata nel Ministero della giustizia, con ordinamento e gestione finanziaria separati.
Negli archivi notarili sono conservate anche le copie degli atti pubblici e delle scritture private autenticate e gli atti privati originali, trasmessi dagli uffici del registro decorsi dieci anni dalla registrazione. Per conoscere presso quale archivio notarile è stato depositato l’atto di interesse si può consultare ARCHINOTA. La copia di un atto depositato presso un archivio notarile può essere richiesta, oltreché recandosi presso la sede dell’archivio, anche per posta ordinaria, a mezzo fax e in via telematica. La richiesta tanto di visione di un rogito quanto di rilascio di una copia dello stesso può essere effettuata da chiunque (parti coinvolte nell’atto così come terzi estranei). I costi per il rilascio di una copia sono gli stessi di quelli che si hanno, di norma, rivolgendosi ad un notaio. Per la semplice lettura di un atto di compravendita, custodito presso l’archivio, il costo è, invece, di 10 euro.